Administrativa bestämmelser för WIS
Aktörer som vill använda WIS ska ta del av och följa de administrativa bestämmelserna för WIS. Bestämmelserna beskriver regler och hur WIS får användas.
Av bestämmelserna framgår bland annat:
- hur ansvar och hantering av personuppgifter och användare fungerar
- hur förhållandet mellan allmänna handlingar och WIS fungerar
- hur olika typer av incidenter ska hanteras och anmälas.
Administrativa bestämmelser för användning av WIS
Personuppgiftsbehandling och personuppgiftsansvar
MSB och andra aktörer i WIS har delvis samma syfte och hantering för personuppgifter i WIS. Därför är personuppgiftsansvaret i huvudsak gemensamt.
Det gemensamma personuppgiftsansvaret beskrivs i ett arrangemang som visar roller och förhållanden gentemot registrerade användare. I en bilaga till arrangemanget framgår vilka personuppgiftsbehandlingar som sker i WIS och vilken part som är ansvarig.
Arrangemang gemensamt personuppgiftsansvar i WIS
Om arkivering och gallring av information i WIS
Av de administrativa bestämmelserna för WIS framgår att varje WIS-aktör har arkivansvar för sin egen information i WIS och att WIS-aktörer som omfattas av arkivlagen behöver säkerställa att respektive arkivbildare fattar ett gallringsbeslut för sin egen information i WIS.
Så här gör MSB gällande egen information i WIS:
Bevarande
Allmänna handlingar i WIS överförs för bevarande i MSB:s centrala ärende- och dokumenthanteringssystem Public 360. Vad gäller bevarande har MSB att tillämpa Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1) och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:2) och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Gallring
MSB gallrar den egna informationen i WIS utifrån MSB:s Beslut om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter, avseende elektroniska handlingar som har överförts och ersätts av andra elektroniska handlingar.
Beslutet är ett tillämpningsbeslut fattat utifrån Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr,- stöd- och kärnverksamheter (ändrad genom RA-FS 2021:8 och RA-FS 2022:1).