Begäran och lägesrapportering i WIS
Så här använder du begäran och lägesrapportering.
På den här sidan
Om funktionen begäran
Med funktionen begäran kan WIS-aktörer ställa frågor och samla in svar via WIS likt en enkät. Ett vanligt användningsområde är att samla in underlag till en lägesbild. Lägesrapportering är en typ av begäran med förvalda lägesbildsfrågor som kan anpassas efter behov.
En begäran kan riktas till andra WIS-aktörer, till enskilda delar i din organisation eller till aktörer och e-postmottagare utanför WIS.
För att göra och besvara en begäran behöver du har rollen redaktör.
Du hittar funktionen begäran i ytans menyval. Sidan för begäran är uppdelad i sex delar:
- Begäran att besvara – de begäran som för tillfället är ställda till din aktör samt eventuell svarstid.
- Lägesrapportering – ytans gemensamma lägesrapportering inklusive svarstid, hantering och eventuella svar. Observera att du kan välja om ytan ska innehålla lägesrapportering eller inte i ytans inställningar (grundinformation).
- Begäran ställda av vår aktör (samt utkast) – alla ställda begäran inklusive svarstid, hantering och eventuella svar.
- Begäran ställda av andra aktörer – alla ställda begäran av andra aktörer, inklusive svarstid, ändringslogg och eventuella svar.
- Publika begäran skapade av vår aktör – alla publika begäran inklusive svarstid, hantering och eventuella svar.
- Publika begäran skapade av annan aktör – alla publika begäran skapade av andra aktörer, inklusive svarstid, ändringslogg och eventuella svar.
Besvara begäran
Det framgår i rutan uppe till höger om det finns någon begäran att besvara. Klicka på den röda rutan eller välj begäran i menyn. Överst hittar du den eller de begäran som är ställda till din aktör.
Om en begäran är ställd till dig personligen, kommer den till dig via e-post.
Skapa ny begäran
Du skapar en ny begäran genom att klicka på den lila knappen (ny begäran) till höger.
En ny begäran består av minst tre delar; frågor, aktörer (mottagare) och svarstid. Om du ska skicka begäran till någon som inte har WIS lägger du till e-postadress och ett meddelande.
Frågor i en begäran
Du börjar med att fylla i en rubrik och en beskrivning, sen kan du lägga till frågor. Har du många frågor kan du dela in dem i avsnitt med rubriker. Det finns mallar som du kan använda där du kan kopiera hela mallen eller välja ut enstaka frågor. Om du vill visualisera dina svar så är frågor med svarsalternativ bäst. Matrisfrågor (flera frågor som har samma svarsalternativ) kan inte visas som grafer.
Du kan välja olika formulärfält beroende på vad du vill ha för svar och hur du vill visa svaren.
I WIS finns följande formulärfält:
- Kort och lång text – aktören kan svara med fritext som får plats på en rad (kort text) eller med fritext som är flera rader (lång text).
- Numerisk – aktören kan bara lämna siffror som svar.
- Datum/tid – aktören lämnar svar med hjälp av en kalender.
- Enval – aktören kan bara välja ett av svarsalternativen som du anger.
- Flerval – aktören kan markera flera av svarsalternativen som du anger.
- Matrissvar, enval – du ger samma svarsalternativ till flera frågor och aktören kan bara välja ett svarsalternativ per fråga.
- Matrissvar, flerval – du ger samma svarsalternativ till flera frågor. Aktören kan markera flera svarsalternativ per fråga.
- Geografiska – aktören kan välja län eller kommuner som svar.
Du kan komplettera frågorna med beskrivning och kommentarsfält. Du kan också redigera frågeformuläret genom att frågorna kan byta plats, kopieras eller tas bort. Du kan välja om enskilda frågor ska vara obligatoriska eller valfria att besvara.
Om du inte blir färdig med din begäran direkt går det att spara den som utkast. Om du vill använda samma frågor flera gånger sparar du ner formuläret som en mall.
Tänk på:
- Att välja frågor som är väsentliga för ytans innehåll.
- Att kortfattade frågor och korta svarsalternativ visualiseras bäst.
- Att frågornas och svarens synlighet styrs av läsrätterna i ytan, vilket gör att ytans startsida kan se olika ut för olika användare.
Aktörer (mottagare)
Du kan ställa begäran till aktörer som deltar i ytan. Välj alla aktörer eller gör ett urval av aktörer som ska besvara begäran samt kryssa i om din egen aktör ska svara.
Aktörer kan delta eller bara ha läsrätt i en yta. Att delta i en yta betyder att aktören kan tillföra information till ytan. För att besvara en begäran behöver mottagande aktör delta i ytan.
Svarstid
Välj om begäran ska besvaras antingen en eller flera gånger. Vid händelser som pågår under en längre tid kan det bli aktuellt att besvara samma frågor med ett löpande intervall under en period. Du kan välja hur ofta begäran ska skickas ut och hur länge den ska vara möjlig att besvara.
- En gång – välj när begäran ska skickas ut och hur lång svarsperioden ska vara. Om du lämnar fältet för svarstid tomt, är svarstiden öppen under hela händelsen och aktören kan svara vid behov. När du valt en period visas den i kalendern till höger.
- Flera gånger – välj upprepningsintervall. Svarstiderna visas i kalendern till höger.
Välj det alternativ som passar bäst utifrån situationen.
Om din aktör har en återkommande begäran kan ni välja att visa alla begäran i en lista, istället för i kalendern.
Begäran till mottagare utanför WIS
Med den här funktionen kan du begära svar från aktörer, personer eller funktioner som saknar tillgång till WIS. Mottagarna får ett e-postmeddelande med en länk till ett webbformulär och deras svar visas direkt i WIS för dem som har läsrätt i ytan.
Mottagare utanför WIS
Fyll i namn och e-post till de mottagare som inte har WIS. Lägg till dem en och en.
Har du många mottagare, väljer du i stället ”ladda ner mall”. Då öppnas en Excel-fil där du kan lägga till alla dina mottagare och e-postadresser, till exempel genom att klistra in en lista. Spara ner filen på din dator. Sen väljer du ”importera mall”, letar upp filen på din dator och väljer ”öppna”. Då läggs samtliga mottagare till i mottagarlistan på en gång.
När du gör en begäran till aktörer utanför WIS, väljer du samtidigt vilka som ska kunna se svaren. Svar från aktörer utanför WIS kan antingen vara synliga enligt din aktörs ordinarie läsrättsutdelning i denna yta eller döljas helt för andra aktörer än din egen.
E-postmeddelande med information om begäran
Aktörer utanför WIS får e-post när de ska besvara en begäran. Viss text är fördefinierad och mottagarnamn fylls i automatiskt.
När du gör en begäran finns det några saker som du bör känna till:
- Förmedla tydligt varför mottagaren får din begäran och vad informationen ska användas till.
- Formulera frågorna noga så bara efterfrågad information lämnas in. Var tydlig med att ingen sekretess eller säkerhetsskyddsklassificerad information får lämnas in.
- Upplys att information i WIS kan komma att begäras ut hos andra aktörer som en allmän handling.
- Fyll i kontaktperson och kontaktuppgifter till den som kan lämna mer information om syftet med begäran.
Det här får mottagaren:
- E-post från WIS med länk till en begäran.
- Begäran med frågor, kontaktuppgifter.
- Kontroll för att godkänna integritetspolicyn.
- E-post med pinkod för att kunna göra eventuella ändringar.
Intern begäran
Du kan göra en intern begäran och ställa frågor inom din aktör till andra delar i din organisation som har WIS. Detta kräver att ni har delat upp era användare i organisationsdelar. Frågorna besvaras från en representant i respektive del. Om du vill nå en specifik medarbetare eller någon som inte är användare i WIS, kan du ange e-postadressen under fliken "mottagare utanför WIS", istället.
Publicera begäran
Avslutningsvis väljer du att publicera din begäran. Då får du se en sammanfattning av dina val som du får bekräfta eller gå tillbaka och justera. När du publicerar begäran går ett meddelande ut till redaktörer hos mottagande aktörer. Meddelandet talar om att det finns begäran att besvara.
Hitta och visa resultat
När du vill titta på svaren från en begäran, fäller du ut boxen med pilen och väljer "visa svar", för den aktuella begäran.
Tabellen visar de aktörer som fått begäran samt frågorna med svar efter hand de kommer in. För en bättre överblick går det att visa/dölja frågor samt filtrera svaren. Du kan också välja att se en aktörs svar genom att klicka på aktörsnamnet eller välja en fråga i taget genom att klicka på frågans nummer.
Du kan också visa svaren grafiskt. Du kan välja mellan cirkeldiagram, stapeldiagram, ringdiagram och karta. När det kommit in flera svar, exempelvis vid veckovis rapportering, kan du följa svaren vid varje svarstillfälle med tidslinjen. Varje svarstillfälle visas då med en prick på tidslinjen.
Stapeldiagram
Cirkeldiagram
Ringdiagram
Karta
Svaren till matrisfrågor visas i en tabell. De svar som har kommentarer illustreras med en pratbubbla. När du för pekaren över pratbubblan framgår textinnehållet.
Visa resultat på ytans startsida
Du som är redaktör kan ändra utseende på ytans startsida under ytans inställningar. Tänk på att inställningen gäller för alla användare som besöker ytan.
Välj det som passar bäst att visa på startsidan utifrån WIS-ytans syfte och innehåll. Det ger läsaren en snabb och tydlig bild över läget eller innehållet i ytan.
Du kan välja att visa ett av följande alternativ på startsidan:
- Frågor från begäran (visar svaren till ett urval av 1–3 frågor, se nedan)
- Kalender (visar ytans kalenderfunktion)
- Karta (visar ytans karta)
- Dokument (visar ytans dokumentfunktion)
- Anteckningar (visar den senast tillagda anteckningen i helskärm)
Om du vill visa "frågor från begäran" på startsidan, kan du välja ut 1–3 frågor/svar från alla de begäran som ställts i ytan. Du väljer sedan hur svaren ska visualiseras i form av cirkeldiagram, stapeldiagram, ringdiagram eller karta. Resultaten syns direkt i WIS när svaren lämnas. Du kan också välja att visa sammanfattningen som ett av de tre fälten. I ytans sammanfattning finns möjlighet att ange och kort beskriva den övergripande påverkansgraden för hela händelsen. Sammanfattningen görs oftast av den aktör som har ett mer sammanhållande ansvar för ytan. Du hanterar sammanfattningen i ytans inställningar.
Publik begäran
En publik begäran innebär att du skapar ett formulär med frågor som blir tillgängligt via en webblänk. Du kan skicka länken till formuläret med e-post eller publicera länken på en webbsida för att samla in svar från olika informationslämnare. När någon besvarar frågorna i formuläret syns svaren direkt i WIS.
När någon besvarat en publik begäran skickar WIS en kod med e-post, som gör det möjligt för den som svarat att ändra eller ta bort svaren vid behov.
Den som gör begäran kan vid behov begränsa läsrätten för svaren till enbart den aktör som har ställt frågorna.